Унифицированная форма ко 3 скачать бланк. Журнал регистрации кассовых документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.

Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.

Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.

Что вносить в форму КО-3

При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:

• от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
• от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.

Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:

• приходные кассовые ордера (ПКО);
• расходные кассовые ордера (РКО).

Обязательно указываем сведения:

• номер ордера;
• дату;
• сумму;
• примечания.

Заполнение кассового журнала, образец

Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.

Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.

Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.

Шаг 1. Заполняем титульный лист.

Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.

Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.

Каждый лист разделен на две части: в левой части - регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой - расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.

Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.

Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.

Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.

Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!

Заполненный образец

Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс

По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.

Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:

• кассовый журнал;
• приходный и расходный ордер.

Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Все денежные потоки должны контролироваться и учитываться, как известно, деньги любят счет. Данный процесс было бы невозможно осуществлять без документального подтверждения. В связи с этим законодательством РФ установлены формы документов, сопровождающих все операции с финансами и стандарты их оформления.

Единые формы и бланки приняты для так называемой простоты общения между компаниями и различными государственными структурами. Трудно даже представить, сколько времени и сил понадобилось бы затратить контролирующему лицу, разбираясь в записях на полях старых газет и в потрепанных блокнотах.

Все существенные финансовые операции совершаются через кассу компании, основываясь на письменном распоряжении из бухгалтерии. Кассир наделен , за состояние вверенной ему наличности и отчитывается за свои действия путем , считающихся письменным доказательством свершения любых хозяйственных операций.

Приходная и расходная кассовая документация: понятие и назначение

Средства, поступившие в кассу компании, фиксируются (ПКО). А выданные кассиром, (РКО) соответственно. Вместо расходника, распоряжением к выплате наличных из кассы, могут послужить , или заявления на выдачу финансов.

Каждый такой документ обладает своим цифровым кодом , присвоенным ему согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 11-93):

Любые документы кассовой отчетности содержат следующие обязательные реквизиты :

• Название и адрес компании;
• Характер операции;
• Стороны, принимавшие участие в сделке;
• Дату и время составления (совершения операции) и порядковый номер документа;
• Сумма наличности (цифрами и прописью);
• ФИО и подпись ответственного лица.

Кассовая документация оформляется в бухгалтерии, сотрудником, назначенным письменным приказом руководства. Затем они вручаются кассовому работнику для проведения операции. Он в свою очередь, перед выдачей финансов обязан убедиться в правильном оформлении документов и в подлинности подписи распорядителя (главбуха, директора и т.д.)

При получении наличности кассиром, корешок ПКО должен быть подписан и передан лицу, оплатившему сумму, а сам ордер, подписанный этим лицом, останется у кассира. Расходник подписывается человеком, получившим средства, и визируется штампом «Оплачено», иначе доказать факт выплаты будет невозможно.

Перед закрытием трудовой смены, основываясь на расходниках и приходниках, подсчитывается остаточная сумма налички в кассе компании, по формуле:

ОНКС= ОННС + Приход – Расход,
где ОНКС – финансовый остаток на конец смены,
ОННС – финансовый остаток на начало смены.

Приход – суммарная величина всех ПКО за рабочую смену, расход – всех РКО соответственно.

Пересчитанная фактическая наличность должна совпасть с документальным остатком копейка в копейку, хотя в некоторых учреждениях допускается погрешность, определенная . Переправления и зачеркивания в таковых документах не допустимы, при любых ошибках документ ликвидируется и оформляется заново.

О применении ПКО рассказано в следующем видеосюжете:

Назначение журнала

Перед передачей кассовому сотруднику тот или иной документ обязательно регистрируется в журналах приходных/ расходных кассовых документов. Фиксацию выполняет сотрудник бухгалтерии или другое ответственное лицо, определенное приказом руководителя компании.

Делается это с той целью, чтобы в руки к кассовому работнику не попал поддельный документ, и капитал не был потрачен мошенническим путем. В конце трудовой смены производится сверка зарегистрированных бумаг с ордерами, опираясь на которые действовал кассир в процессе всего дня.

Для каждой организации устанавливается кассовый лимит , превышать который категорически запрещено. Все наличные средства, сверх этого лимита должны храниться в банке. Определяется размер лимита Центробанком и обсуждается с руководством компании, в индивидуальном порядке.

Ведение регистрационного журнала позволяет определить денежный остаток в кассе на любой момент, что облегчает и ускоряет работу контролирующих органов во время проверки.

Регулирование ведения финансовых расчетов является прерогативой Центробанка РФ, им утверждены нормативные акты, коими руководствуются все учреждения, оформляя кассовую документацию.

Это положения о:

• порядке ведения кассовых операций в РФ;
• правилах организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Цель этих нормативных актов очевидна: определение общих правил по работе с денежным капиталом в пределах РФ, а ведение регистрационного журнала позволяет соблюдать установленный порядок, упростить отчетность, избежать подделки и утери первичных документов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Правила оформления

Журнал заводится на этап времени, определенный уставом компании. Все его страницы должны нумероваться, и закрепляться печатью предприятия.

включает в себя две основные части: титульный лист и страницы учетной книги. Его можно заполнять печатным либо электронным способами или заполнять вручную, чернилами или шариковой ручкой исключительно синего цвета. Данный учетный журнал должен оформляться согласно унифицированной форме КО-3 , утвержденной на законодательном уровне постановлением Госкомстата РФ от 18/08/1998г №88, Ф. по ОКУД 0310003.

Титульный лист учетной книги непременно содержит определенную информацию:

Что касается сроков хранения , регистрационная книга относится к типовым управленческим архивным документам и должна храниться на предприятии в течение пяти лет после окончания отчетного периода (конечной даты ведения журнала).

Согласно Федеральному закону №402 от 06/12/11г компания обязана создать оптимальные условия для хранения архивных документов и предоставить любой из них по первому требованию контролирующего органа.

В случае возникновения спорных вопросов и судебных разбирательств, подобные документы хранятся в архиве до выяснения всех обстоятельств и прекращения судебного делопроизводства.

Нарушителям правил кассовой дисциплины и ведения денежных операций грозит административная ответственность в виде штрафа (ст15п1 КоАП РФ):

• Должностным лицам от четырех до пяти тысяч рублей.
• Организациям и юридическим лицам от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Данные цифры являются убедительным призывом соблюдать порядок в кассовых документах и избегать различных недоразумений и ошибок в ведении отчетности.

Порядок заполнения Журнала в 1С рассказан в данном видео уроке:

Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без оформления документации, к которой относятся РКО (расходно-кассовые ордера), расчетно-платежные ведомости, ПКО (приходно-кассовые ордера), счета к оплате, зарплатные ведомости и другие. Для учета всех бумаг необходим Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, благодаря наличию которого упрощается вычисление конечного сальдо за любой из периодов, контролируется документооборот.

Для чего и кому нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму под номером КО-3 (по ОКУД номер формы 0310003). Документ может заполняться вручную или с применением вычислительной техники.

Последующие листы Книги имеют одинаковое оформление - на них напечатаны столбцы, которые заполняются следующим образом:

• в 1 указывается дата оформления приходного ордера;
• во 2 - номер документа;
• в 3 - точное количество оприходованных средств;
• в 4 - источник поступления денег, примечание;
• в 5 - дата, когда оформлен расходный ордер;
• в 6 - номер документа;
• в 7 - количество расходуемых средств;
• в 8 - примечание, указывающее кому предназначены денежные средства или на что они расходуются.

Что такое и как его заполнить, вы можете прочесть в публикации по ссылке.

Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером . Кассовые ордера в свою очередь должны подлежать определенному регистрационному учету, который бы обеспечил возможность отслеживание входящих и исходящих документов во времени, и в случае необходимости, демонстрацию правильности ведения кассовых операций в ходе проверки в ИФНС. Одним из таких реестров может выступать журнал приходных и расходных кассовых ордеров.

Обязанность ведения журнала ПКО и РКО

Вести журнал приходных и расходных кассовых ордеров в обязательном порядке организации, работающие с наличными деньгами, должны были вплоть до конца 2011 года. Это следовало из пункта 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22 сентября 1993 года № 40. Далее этот нормативный акт был признан утратившим силу, а с 1 января 2012 года вступило в действие заменяющее его Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 года № 373-П). В данном документе обязанности по ведению журнала предусмотрено уже не было. Действующий в настоящее время порядок кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 № 3210-У) также не содержит подобного требования, то есть информацию по ПКО и РКО нужно отражать лишь в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

В то же время в ходе налоговых проверок инспекторы часто требуют предоставить наряду с другими кассовыми документами в том числе и журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому, если в компании проходит значительное количество операций с наличными деньгами, то такой реестр также целесообразно вести.

Форма журнала приходных и расходных кассовых ордеров

Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров носит кодировку № КО-3 (ОКУД 0310003). Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.

Типовой бланк журнала приходных и расходных кассовых ордеров состоит, условно говоря, из двух частей. В левой части фиксируется информация о приходных кассовых ордерах, в правой – данные по расходным ордерам. Сами ПКО и РКО отражаются в журнале в соответствии с присвоенными им номерами, их датами, суммами, а также с указанием примечания, в котором раскрывается суть приходной или расходной операции.

В то же время данная форма не является единственно возможной для применения. Фактически этот документ является лишь регистром сводного учета, поэтому компания вправе использовать, как утвержденную форму, так и разработать на ее основе свой собственный журнал. Подобная возможность самостоятельной разработки собственного бланка для применения внутри организации прописана в части 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно представленным в ней тезисам, разрабатывать подобные учтенные формы сводных регистров вправе главный бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на ведение бухучета, а утвердить их для применения в подобном случае должен будет руководитель компании.

Нужно отметить, что типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров довольно элементарна, и в принципе в ней предусмотрены все необходимые для ведения регистра данные. Разработка альтернативной формы возможно будет иметь смысл, если компании по каким-то причинам требуется более подробное отражение деталей операций, подтверждаемых кассовыми ордерами. Хотя и в этом случае, вероятнее всего, разработанный самостоятельно бланк не будет сильно отличаться от типового.

Как типовой, так и самостоятельно разработанный журнал регистрации ПКО и РКО может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Однако ведение электронной формы допускается только при условии подписания документа электронной подписью.

Налоговики в рамках проверки соблюдения кассовой дисциплины истребовали у нашей компании журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. Но мы не ведем такой журнал. Вправе ли ИФНС в связи с отсутствием журнала оштрафовать нас за нарушение кассовой дисциплины?

Нет, налоговики не имеют права оштрафовать вашу компанию за нарушение кассовой дисциплины.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поименован в перечне документов, которые налоговики вправе истребовать в рамках проверки полноты учета наличной выручки (подп. «ж» п. 29 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н , далее — Регламент). Унифицированная форма этого журнала (№ КО-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и продолжает действовать в настоящее время.

Несмотря на это, организации и индивидуальные предприниматели не должны оформлять этот документ. Объясним, почему.

Обязанность по ведению журнала существовала до 2012 г. Так, в п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 № 40, указывалось, что ПКО, РКО или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Но этот нормативный акт утратил силу с 1 января 2012 г. (указание Банка России от 13.12.2011 № 2750-У). С этой даты действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). А в данном документе нет требования о ведении журнала. Записи по каждому ПКО и РКО требуется делать только в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

Более того, даже если бы журнал регистрации ПКО и РКО и упоминался в Положении № 373-П , штраф за нарушение кассовой дисциплины все равно был бы неправомерен. Административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф, который для компании составляет 40 000-50 000 руб., а для ее должностного лица - 4000-5000 руб. Но в этой норме приведен закрытый перечень наказуемых нарушений:

Осуществление расчетов наличными сверх установленных размеров;

Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

Накопление в кассе наличных сверх установленных лимитов.

Как видите, в этот список не входит отсутствие журнала регистрации кассовых документов.